SISTEM
DAN PROSES MANAJEMEN
1.
Sistem
Manajemen
Sistem
manajemen adalah suatu totalitas yang terdiri dari subsistem-subsistem dengan
atribut-atributnya yang satu sama yang lain saliing berkaitan, saling ketergantungan
satu sama lain saling berinteraksi dan saling pengaruh mempengaruhi dalam
penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien sehingga mempunyai peranan,
sasaran, dan tujuan tertentu.
Sistem-sistem
manajemen :
A. Sistem
Manajemen Organisasi
B. Sistem
Pengambilan Keputusan
C. Sistem
Informasi Manajemen
D. Sistem
Nilai dan Budaya Organisasi
E. Sistem
Manajemen tertutup dan terbuka
A.
Sistem
Manajemen Organisasi
Organisasi
merupakan alat dan wadah atau tempat manajer melakukan kegiatan-kegiatannya
untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen organisasi adalah sebuah
system lain atau suatu sarana yang menerima input manajemen berupa tujuan-tujuan
, sasaran-sasaran yang
ingin dicapai dan outputnya diharapkan berupa realisasi yang sesuai dengan
rencana tersebut. Dalam system manajemen organisasi maka yang jadi tujuan
adalah bagaimana agar tercipta kerjasama di antara personil yang terkait dalam
struktur organisasi itu.
v
Asas-asas organisasi.
1.
Pembagian kerja (division of work).
Prinsip pembagian kerja yang di tujukan untuk memproduksi sesuatu dengan
kualitas dan waktu yang lebih baik dengan usaha yang sama.
2.
Wewenang (authority). Hak untuk
memerintah dan kekuasaan.
3.
Disiplin (discipline). Harus ada
respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan-tujuan organisasi.
4.
Kesatuan perintah (unity of
command). Setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang kegiatan tertentu
dari hanya seorang atasan.
5.
Kesatuan arah ( unity of direction).
Maksudnya seorang kepala dengan suatu rencana atau sekumpulan aktivitas yang
mempunyai tujuan yang sama.
6.
Menomorduakan kepentingan pribadi di
atas kepentingan umum (subordination of individual interest to the common
goals). Kepentingan perseorangan harus
tunduk pada kepentingan organisasi.
7.
Pemberian upah (remuneration)/balas
jasa. Kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi
karyawan maupun pemilik.
8.
Sentralisasi (centralization).
Adanya keseimbangan yang tepat antara sentralisasi dan desentralisasi.
9.
Rantai scalar/garis wewenang
(hierarchy). Garis wewenang dan perintah yang jelas.
10. Tertib
(order). Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada tempat dan waktu yang
tepat. Terutama orang-orang hendaknya ditempatkan pada posisi-posisi atau
pekerjaan-pekerjaan yang paling cocok untuk mereka.
11. Keadilan
(equity). Harus ada kesamaan perlakuan dalam organisasi.
12. Kestabilan
staf (stability of staff). Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak
baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi.
13. Inisiatif
(initiative). Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan
menyelesaikan rencananya, walaupun beberapa kesalahan mungkin terjadi.
14. Semangat
korp (esprit de corps). “kesatuan adalah kekuatan”, pelaksanaan operasi
organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari para
anggota yang tercermin pada semangat korp.
v
Macam-macam organisasi
a. Democratic
Decentralized (DD)
Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator diplih untuk
menangani suatu tugas yang harus diselesaikan. Koordinator pun bias berubah/diganti bila
ada perubahan dalam pekerjaan. Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok,
bukan hanya wewenang satu orang saja. Sifat komunikasi antar anggota di sini
adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan
dalam bentuk organisasi ini.
b. Controlled
Decentralized (CD)
Memiliki satu pemimpin utama yang
menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat pemimpin-pemimpin
sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub
tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama. Pengambilan keputusan
dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub grub.
Sedangkan pengambilan keputusan antar grub diputuskan oleh pemimpin utama.
c. Controlled
Centralized (CC)
Hanya ada pimpinan utama tim di sini,
semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pemimpin utama. Semua
pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama.
Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus
bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama,
karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.
v
Strategi organisasi
a. Tujuan
Tujuan
organisasi harus merefleksikan strategi dalam berbagai kondisi. Tujuan
menggambarkan ambisi dari perusahaan.
d. Perbedaan
persaingan
Dalam persaingan pemasaran,
keunggulan ditentukan oleh bagaimana bisnis kita menyediakan kebutuhan konsumen
lebih baik daripada pesaing. Dalam kamus strategi, perusahaan yang unggul
adalah yang dibedakan dari kompetitornya oleh konsumen dari satu atau banyak
dimensi.
e. Strategi
konsumen
Dalam pelayanan professional,
keunggulan kompetitif bergantung pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan konsumen.
f. Strategi
geografis
Jangkauan mana yang akan diperluas
oleh perusahaan.
Pengambilan keputusan sangat
penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin
(manajer). Pengambilan keputusan diproses oleh pengambil keputusan yang
hasilnya keputusan. Keputusan-keputusan ini akan menimbulkan
aktivitas-aktivitas, sehingga proses manajemen dapat terlaksana. Keputusan akan
menimbulkan aktivitas dan atau mengakhiri aktivitas.
Pengambilan keputusan sangat penting dalam
manajemen, karena :
ü Keputusan
merupakan permulaan dari semua kegiatan manusia yang sadar dan terarah, baik
secara individual, kelompok maupun secara institusional. Jadi, siapapun yang
menghendaki adanya kegiatan tertentu, ia harus mampu dan berani mengambil
keputusan yang berhubungan dengan halite setepat-tepatnya.
ü Keputusan
ditujukan untuk masa yang akan dating, efek/hasilnya akan berlangsung atau
berguna pada hari-hari yang akan dating, sementara hari yang akan dating itu
tidak menentu serta penuh dengan beraneka macam risiko.
ü Keputusan
akan menciptakan masalah/aktivitas, tetapi keputusan juga akan menyelesaikan
masalah.
v
Definisi Pengambilan
Keputusan :
G.R. Terry
Pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai
“Pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang
ada.
Harold Kootz dan Cyril
O’Donnel
Pengambilan keputusan adalah pemilihan di antara
alternative-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak adalah inti dari
perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada
keputusan-keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi
yang telah dibuat.
Theo Haiman
Inti dari semua perencanaan adalah pengambilan
keputusan, suatu pemilihan cara bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat
suatu keputusan sebagai suatu cara bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai
suatu yang paling efektif, berarti penempatan untuk mencapai sasaran dan
pemecahan masalah.
Drs. H. S.P. Hasibuan
Pengambilan keputusan adalah suatu proses penetuan
keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan
aktivitas-aktivitas pada masa yang akan dating.
Chester I. Barnard
Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari
perilaku perorangan dari dalam gambaran proses keputusan ini secara relative
dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting daripada
kepentingan perorangan.
Dari definisi-definisi di atas,
dapat disimpulkan bahwa “Pengambilan keputusan adalah proses bagaimana
menetapkan suatu keputusan yang terbaik, logis, rasional, dan ideal berdasarkan
fakta, data, dan informasi dari sejumlah alternative untuk mencapai
sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan risiko terkecil, efektif dan
efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang.”
v
Macam-macam keputusan
a. Keputusan
Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan
cepat dan kurang memperhatikan, mempertimbangkan data, informasi, fakta, dan
lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab
risikonya besar.tetapi jika seorang pengambil keputusan dapat melakukannya dan
berhasil baik maka pemimpin tersebut akan cepat maju. Dan biasanya diambil
dalam keadaan gawat, misalnya sekompi tentara telah dikepung musuh, pimpinannya
harus secepatnya mengambil keputusan sebelum terlambat dan hancur.
b. Keputusan
Induced
Keputusan Induced diambil berdasarkan
scientific management atau manajemen ilmiah, sehingga keputusan itu logis,
ideal, rasional untuk dilaksanakan dan risiskonya relative kecil, Cuma proses
pengambilan keputusan lebih lambat.
Pada dasarnya tujuan kedua macam
keputusan itu sama, yakni untuk mencapai hasil yang baik dan risiko
sekecil-kecilnya.
v
Basis pengambilan keputusan
Basis pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajer biasanya didasarkan atas :
ü Keyakinan
Manajer
dalam pengambilan keputusan didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan” inilah
yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan
eksternal serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.
Jadi, keyakinanlah yang
dijadikan sebagai basis pengambilan keputusan oleh manajer
ü Intuisi
Manajer dalam pengambilan keputusan
didasarkan pada suara hati (intuisi)nya, bersifat ilham dan
perasaan-perasaannya. Sasaran-sasaran, pengaruh, preferensi-peferensi dan
psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting.
Pengambilan keputusan secara
intuitif ini secara tidak sadar dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan,
dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis dan senantiasa
bertanya tentang situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas
problem-problem sulit.
Pengambilan keputusan berdasarkan
intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental,
tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan memutuskannya
menurut perasaan saja.
Pengambilan keputusan berdasarkan
intuisi mempunyai kebaikan dan keburukan, sebagai berikut :
·
Kebaikan
1. Keputusan dapat
ditetapkan dengan cepat.
2. Kecakapan
pengambil keputusan dapat dimanfaatkan.
3. Memberikan
kepuasan tertentu bagi pengambil keputusan atas penyelesaian problem yang
dihadapi.
4. Jika
keputusan yang diambil tepat maka perusahaan akan lebih cepat maju dibandingkan
dengan perusahaan-perusahaan yang sejenis.
·
Keburukan
1. Keputusan
mungkin terbukti salah, karena feeling bias saja salah.
2. Risiko
keputusan sudah cukup besar, sebab tidak berdasarkan ilmiah.
3. Alat-alat
pengambilan keputusan tidak dimanfaatkan sebagaimana mestinya, seperti data,
informasi, dan fakta.
4. Asa
ke hati-hatian kurang dapat diperhatikan.
ü Fakta-fakta
Pengambilan keputusan didasarkan
atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh
kemampuan berimajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk
mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan.
·
Kebaikan
1. Keputusan ditetapkan dengan
menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana, analisis data, informasi,
dan fakta, misalnya computer, dll.
2. Risiko
keputusan relatif
kecil.
3. Keputusan
secara relatif akan lebih mudah direalisasi.
4. Keputusan
akan relevan dengan masalah yang dihadapi.
·
Keburukan
1. Keputusan
sering terlambat.
2. Biaya
untuk pengambilan keputusan relatif
besar.
3. Pengumpulan
data, informasi, dan fakta kadang-kadang sulit.
ü Pengalaman
Manajer dalam pengambilan
keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan penglaman pihak-pihak lain.
·
Kebaikan
1.Pengalaman manajer dapat
dimanfaatkan dengan menggunakan pengetahuan-pengetahuan praktisnya.
2.Keterampilan terbaik dan latar
belakang manajer dapat digunakan.
3.Keputusan dapat ditetapkan dengan
cepat serta dengan biaya kecil.
·
Keburukan
1. Keputusan
yang ditetapkan mungkin telah ketinggalan zaman serta tidak sesuai dengan
situsi dan kondisi sekarang.
2. Jika
pengalaman manajer sangat terbatas maka keputusannya sangat sempit.
3. Keputusan
yang ditetapkan kadang-kadang kurang relevan dengan masalah yang dihadapi,
sebab tidak ada masalah yang persis sama.
ü Kekuasaan
Pengambil keputusan dalam mengambil
keputusan harus berpedoman atas kekuasaan yang dimilikinya, supaya keputusan
itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan authority merupakan
dasar hokum untuk bertindak dan berbuat sesuatu.
·
Kelebihan
1. Keputusan
yang ditetapkan bersifat resmi dan mengikat.
2. Keputusan
harus diterima dan ditaati sepenuhnya.
3. Keputusan
ditetapkan oleh manajer yang berwenang dan resmi.
·
Keburukan
1. Keputusan
dapat menjadi rutin dan kecenderungan pengambil keputusan untuk menjadi
diktorial.
2. Keputusan
kadang-kadang ditetapkan seseorang yang berada jauh di luar masalah yang aktual, sehingga
pengetahuannya terhadap masalah uang sebenarnya kurang.
v
Teknik-teknik
pengambilan keputusan
1. Operation
Research
Yaitu dengan
penggunaan metode-metode scientific (yang meliputi teknik-teknik matematis)
dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu, penerapan teknik ini
adalah usaha inventarisasi.
2. Linier
Progamming
Yaitu dengan
menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga vektor analysis.
3. Gaming
War Games
Yaitu dengan
teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.
4. Probability
Yaitu dengan
teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal
yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan
diperhitungkan.
5. Ranking
and Statistical Wighting
Yaitu dengan
cara :
o Melokalisasi
berbagai factor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir.
o Menimbang
faktor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup di dalam setiap
alternatif.
v
Aspek-aspek pengambilan
keputusan
1. Pribadi
dan kepribadian si pengambil keputusan.
2. Sifat
masalah yang dihadapi.
3. Pandangan
dan kecakapan faktual
pengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi.
4. Kondisi
institusional (lembaga) bersangkutan.
5. Situasi
umum yang menjadi lingkungan sekitar.
v
Faktor-faktor penolong
pengambilan keputusan
1. Harus
diperhatikan emosi dan aturan-aturan.
2. Setiap
keputusan harus mendorong tercapainya tujuan.
3. Suatu
keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak.
4. Hanya
ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik.
5. Pengambilan
keputusan adalah mental action dan harus ditransfer ke dalam physical action.
6. Pengambilan
keputusan yang efektif memerlukan waktu, dana, data informasi dan fakta yang
cukuo.
7. Membuat
keputusan dalam prakteknya, membutuhkan kecakapan, pengalaman dan imajinasi.
8. Pengambilan
keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas.
9. Setiap
keputusan harus dilaksanakan.
C.
Sistem
Informasi Manajemen
Secara
umum sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai sebuah system yang
menyangkut metode dan upaya terorganisasi melalui layar computer dan dilakukan
secara elektronik dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik data dari dalam
dan luar perusahaan) serta mengatur data itu secara sistematik dengan
menggunakan computer. Data-data yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk
menghasilkan dan menyajikan informasi yang terkini, akurat, dan cepat bagi para
pengambil keputusan manajemen.
Berdasarkan definisi di
atas system informasi manajemen memiliki dua (2) fungsi :
ü Fungsi
pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan
secara sistematik yang secara periodic mengalami penyesuaian, seperti data-data
penjualan perusahaan secara periodic, barang-barang inventori, biaya, harga,
jumlah dan tren produksi, srta jumlah tenaga kerja di dalam perusahaan.
Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing,tren pasar, termasuk di
dalamnya perilaku konsumen, hukun-hukum atau undang-undang yang diberlakukan
dalam dunia bisnis, serta misalnya perubahan yang terjadi pada perusahaan
penyuplai barang dan transportasi.
ü Fungsi
kedua adalah pemprosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para
pengambil keputusan manajemen. Data-data yang telah kemudian diklasifikasikan,
diolah dan dianalisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan
kepentingan perusahaan.
Hasil dari kedua fungsi tersebut
kemudian disajikan dalam bentuk laporan yang memuat informasi-informasi penting
yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi para pengambil keputusan dalam
manajemen perusahaan.
Gambar Sistem Informasi
Manajemen
|
|
||||||||
|
Secara ringkas, operasi dari sistem informasi manajemen ini
dapat dilihat dalam gambar di atas. Gambar tersebut menunjukkan bagaimana data
yang diperoleh dari sumber internal dan eksternal, yang berhubungan dengan
berbagai aspek dari kegiatan perusahaan, akan disusun secara sistematik dengan
menggunakan system informasi manajemen. Dari pengorganisasian data tersebut
perusahaan akan mendapat informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang
akurat dan up to date, yang dapat digunakan pada setiap masa untuk mengambil
keputusan.
v
Komponen dalam Sistem
Informasi Manajemen
1. Sistem
pemprosesan data (Data Processing System)
Merupakan
subsistem dari system informasi manajemen yang melakukan proses penyesuaian
atas berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya dalam
bentuk informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh manajemen perusahaan.
Sistem pemprosesan data ini dapat dilakukan update melalui dua cara, yaitu
batch processing dan online processing. Pemprosesan secara batch adalah
pengupdatean database melalui pengumpulan data pada satu periode tertentu untuk
kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara serentak. Misalnya
setiap satu minggu sekali untuk mengetahui kinerja para pekerjanya. Pemprosesan
secara online, pendekatan ini melakukan update data secara terus-menerus
mengikuti proses pemasukan data yang terbaru. Misalnya perusahaan bursa efek
yang melakukan update harga saham dari waktu ke waktu.
2. Sistem
Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)
Sistem Pelaporan
Manajemen mengumpulkan data untuk kemudian diproses untuk menghasilkan
informasi atau laporan yang diperlukan oleh manajer dalam menentukan
perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaporan manajemen yang
sudah dikenal :
ü Laporan
Detail
Laporan ini memuat informasi detail dari
setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berdasrakan waktunya serta
informasi detail lainnya.
ü Laporan
Ringkas
Memuat beberapa
informasi penting yang diperlukan, yaitu oleh manajemen pada level yang lebih
tinggi. Pada dasarnya laporan ini mengemukakan garis-garis besar dari hal-hal
yang terdapat dalam laporan detail/laporan.
ü Laporan
Pengecualian
Merupakan
laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan atas standar tertentu ynag
telah ditetapkan oleh perusahaan. Laporan akuntansi yang memuat utang-piutang
yang belum dibayar oleh perusahaan biasanya mambantu manajer untuk mendapatkan
data ini untuk kemudian mengambil keputusan untuk mengoreksinya pada periode berikutnya.
ü Laporan
Atas Permintaan
Laporan ini
disajikan atas dasar permintaan saja. Misalnya saja seorang manajer suatu waktu
bermaksud untuk melihat daftar dan jumlah permintaan barang perusahaan pada
periode tertentu tanpa memerlukan copy-nya dalam print-copy. Dia cukup meminta
kepada sekretariatnya untuk menyajikannya melalui layar komputer.
3. Sistem
Pendukung dalam Pengambilan Keputusan
Sistem ini secara terprogram mampu
menjawab beberapa kasus dalam perusahaan yang menyangkut jawaban atas
pertanyaan “bagaimana apabila”. Misalnya
saja system akuntansi yang telah terjamin keamanannya. Suatu waktu ada seorang
manajer yang ingin merubah angka-angka dalam computer tersebut, computer
tersebut dengan segera akan merekamnya dan melaporkan penyimpangannya sekiranya
pada waktu berikutnya dilakukan pengecekan.
4. Sistem
Otomasi Kantor
Merupakan sistem komunikasi,
komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan
computer untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui komputer yang
terkoneksi melalui jaringan tertentu. Melalui system otomasi kantor ini,
manajer dapat dengan mudah menghubungi siapa saja yang terintregasi dalam
system informasi manajemen, pada waktu kapan saja dibutuhkan, tanpa harus
mengalami kesulitan yang disebabkan nisalnya oleh ruang dan tempat yang berbeda
dan cukup jauh jaraknya.
5. Sistem
Pintar
Adalah system computer yang
memberikan informasi kepada manajer kepada manajer hal-hal yang biasanya
dibutuhkan dan diperoleh dari seorang pakar atau konsultan. Dalam system ini dikenal
istilah Artificial Intelligence, yaitu berbagai masukan yang diberikan system
computer dalam memcahkan persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh seorang manajer.
D.
Sistem
Nilai dan Budaya Organisasi
Budaya
organisasi merupakan sistem nilai yang diyakini dan dapat dipelajari, dapat
diterapkan dan dikembangkan secara terus-menerus, suatu wujud anggapan yang
dimiliki diterima secara implisit oleh kelompok dan menentukan bagaimana
kelompok tersebut rasakan, pikirkan, dan bereaksi terhadap lingkungannya yang
beraneka ragam. Budaya merefleksikan nilai-nilai dan keyakinan yang dimiliki
oleh anggota organisasi. Nilai-nilai tersebut cenderung berlangsung dalam waktu
lama dan tahan terhadap perubahan.
Organisasi
sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara
rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan
sumber daya organisasi (uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana,
prasarana, data) secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Kerjasama dimaksud adalah kerjasama yang terarah pada pencapaian
tujuan.
v
Ciri-ciri Budaya
Organisasi
a.
Inovasi dan pengambilan
resiko.
b.
Perhatian terhadap
detail.
c.
Orientasi hasil.
d.
Orientasi orang.
e.
Orientasi tim.
f.
Keagresifan.
g.
Kemantapan.
v
Fungsi budaya
organisasi
a.
Perasaan identitas dan
menambah komitmen organisasi.
b.
Alat pengorganisasian
anggota.
c.
Menguatkan nilai-nilai
dalam organisasi.
d.
Mekanisme control
pelaku.
v
Sumber-sumber budaya
organisasi
a.
Pengaruh umum dan luar yang
luas. Mencakup factor-faktor yang tidak dapat dikendalikan atau hanya sedikit
dapat dikendalikan oleh organisasi.
b.
Pengaruh dan
nilai-nilai yang ada di masyarakat. Keyakinan-keyakinan dan nilai-nilai yang
dominan dari masyarakat luas, misalnya kesopanan dan kebersihan.
c.
Factor-faktor yang
spesifik dari organisasi. Organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya.
Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal organisasi akan
mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil. Keberhasilan mengatasi
berbagai masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya budaya organisasi.
E.
Sistem
Manajemen tertutup dan terbuka
ü Sistem Manajemen
Tertutup
Karakteristik
dari sistem tertutup adalah adanya kecenderungan yang kuat untuk bergerak
mencapai suatu keseimbangan dan entropi yang statis. Sifat ini menunjukkan
adanya kebekuan atau tepatbya keseimbangan yang beku. Istilah entropi aslinya
dipergunakan dalam ilmu-ilmu fisika. Ia mempunyai pengertian yang cenderung
dipergunakan pada setiap system tertutup dengan tidak adanya potensi berikutnya
untuk membangkitkan daya kerja atau usaha transformasi. Miller menyebutnya
“Entropi dikenal sebagai suatu system yang menunjukkan kekacauan,
ketidakteraturan, tidak adanya pola kerja, atau organisasi yang diatur secara
acak.[2]
Dalam manajemen tertutup, manajer tidak menginformasikan keadaan perusahaan
kepada bawahannya walaupun dalam batas tertentu saja diambilnya keputusan tanpa
melibatkan partisipasi para bawahannya dalam proses pengambilan keputusan.
Ø
Kelebihan
·
Pengambilan dalam suatu
keputusan itu cepat, karena tidak melibatkan keikutsertaan bawahan dalam proses
pengambilan keputusan
·
Kerahasiaan dan keadaan
perusahaan sangat terjamin.
Ø
Kelemahan
·
Masalah dan pemecahan
masalah yang dihadapi perusahaan hanya dihadapi oleh seorang manajer.
·
Para bawahan tidak
mengetahui keadaan perusahaan (untung/ruginya perusahaan).
ü Sistem Manajemen
Terbuka
Sistem
terbuka mempunyai interaksi hubungan yang berkelangsungan dengan lingkungannya
dan mencapai suatu tingkat dinamika tertentu atau keseimbangan yang dinamis
sementara itu system ini masih mempunyai kemampuan yang berkelanjutan untuk
melangsungkan kerja dan melakukan transfornasi ke pihak lain. Sistem ini
mempunyai proses putaran kontinu yang menyebabkan daya hidupnya
berkelangsungan.[3]
Ø
Kelebihan
·
Kerja sama semakin
membaik dan interaksi-interaksi antar atasan dan bawahan semakin harmonis.
·
Bawahan akan lebih
besemangat dan berpartisipasi tinggi pada tugas-tugasnya.
·
Atasan banyak
meninformasikan keadaan perusahaan kepada bawahan, sehingga bawahan dalam
batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan.
·
Seorang manajer/atasan
dalam pengambilan suatu keputusan terlebih ahulu memberikan kesempatan
bawahannya untuk mengemukakan pendapat serta sara-sarannya.
Ø
Kelemahan
·
Rahasia perusahaan
kurang terjamin, karena adanya kemungkinan para pejabat yang mengikuti
pertemuan membocorkannya.
·
Dalam pengambilan
keputusan tidak efektif dan efisien, bertele-tele sehingga menyebabkan
pengeluaran biaya yang banyak karena seringnya mengadakan pertemuan-pertemuan.
5.
Proses
Manajemen
Proses
manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang
manajer dalam suatu organisasi.[4] Manajemen
merupakan sutu proses atau serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan dengan
menjalankan fungsi manajemen dan menggunakan sumber daya.[5]
Empat
(4) fungsi utama manajemen yaitu planning,organizing, leading, dan controlling
untuk mencapai tujuan organisasi.
Terdapat empat
bentuk sumber daya :[6]
a. Human
resources
Adalah pekerja yang diperlukan untuk
menjalankan pekerjaan.
b. Financiial
resourcesn. Merupakan
uang yang digunakan manajer dan organisasi untuk membiayai pekerjaan guna mencapai tujuan
organisasi.
c. Physical
respurces
Merupakan barang dan bangunan,
termasuk bahan baku, ruang kantor, fasilitas produksi yang dipergunakan untuk
beroperasinya organisasi.
d. Informational
resources
Merupakan data yang digunakan
manajer dan organisasi sbagai dasar pertimbangan untuk menjalankan pekerjaan
dalam mencapai tujuan organisasi.
Proses
Managing[7]
Dari gambar di
atas, kita dapat peroleh keterangan-keterangan sebagai berikut :
1.
Para manajer mengambil
keputusan-keputusan, maksudnya mereka memperkembangkan sesuatu proses dengan
apa serangkaian tindakan dipilih secara sadar dari alternative-alternative yang
tersedia guna tujuan mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.
2.
Para manajer memusatkan
perhatian atas sasaran-sasaran.
3.
Para manajer
merencanakan serta menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan, maksudnya mereka
mengatisipasi masa yang akan dating dan menemukan berbagai arah tindakan alternatif, setelahnya mereka
menetapkan petunujuk-petunjuk untuk keputusan-keputusan masa yang akan dating.
4.
Para manajer
mengorganisasi dan mengisi posisi-posisi, maksudnya mereka menggunakan suatu proses
dengan apa struktur dan alokasi jabatan-jabatan dideterminasi, kemudian
menempatkan orang-orang pada jabatan-jabatan tersebut.
5.
Para manajer
berkomunikasi dengan pihak bawahan, para rekan-rekan mereka dan pihak atasan
dengan perkataan lain : para manajer mentransmisi ide-ide kepada pihak lain
dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan.
6.
Para manajer memberikan
pengarahan dan melakukan supervise, artinya mereka mengusahakan agar pihak
bawahan melaksanakan pekerjaan kea rah tujuan-tujuan umum serta sasaran-sasaran.
Para
manajer mengontrol aktivitas-aktivitas, artinya mereka memanfaatkan
proses-proses yang mengukur hasil pekerjaan nyata dan mengarahkannya ke arah
tujuan tertentu yang ditetapkan sebelumnya.
Referensi:
[1] Malayu S.P. Hasibuan,”Manajemen:Dasar,Pengertian,dan
Masalah”,(Jakarta:PT.Bumi Aksara,2007),hal.53-61.
[2] Miftah Thoha,”Perilaku
Oragnisasi, Konsep Dasar dan Aplikasinya”,
(Jakarta:PT. Raja Grafindo
Persada,2008),hal.122.
[3] Ibid,hal.123.
[4] H.B. Siswanto,”Pengantar
Manajemen”,(Jakarta:PT.Bumi Aksara,2005),hal.23.
[5] Wibowo,”Manajemen Perubahan”,(Jakarta:PT.
Raja Grafindo Persada,2007),hal.10.
[6] Ibid,hal.11.
[7] Winardi,”Manajemen Konflik”,(Bandung:CV.
Mandar Maju,2007),hal.32-33.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar