FUNGSI PERENCANAAN
A.
Pengertian
Perencanaan
Perencanaan ialah sejumlah kegiatan
yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam
rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.[1]
Definisi-definisi perencanaan menurut para ahli :
Ø Bintoro
Tjokroaminoto
Perencanaan
adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.[2]
Ø Prajudi
Atmosudirdjo
Perencanaan
ialah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam
rangka mencapai tujuan tertenti, siapa yang melakukan, bilamana, dimana, dan
bagaimana cara melakukannya.[3]
Ø Siagian
Perencanaan
sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut
hal-ha yang akan dikerjakan di masa dating dalam rangka mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.[4]
Ø Dior
Perencanaan
ialah suatu proses penyiapan seperangkat keputusan untuk dilaksanakan pada
waktu yang akan dating, yang diarahkan untuk mencapai sasaran tertentu.[5]
Ø George
R. Terry
Perencanaan
ialah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan
asumsi-asumsi mengenai masa dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan
kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :[6]
1. Perencanna
harus berdasarkan fakta, data dan keterangan konkret.
2. Perencanaan
adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan
kesanggupan melihat masa yang akan dating.
3. Perencanaan
mengenai masa yang akan datang .
Ø Harold
Koontz dan Cyril O’Donnel
Perencanaan
adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan,
kebijakan-kebiajakan, prosedur-prosedur, program-program dari
alternative-altrnative yang ada.
Ø Billy
E. Goetz
Perencanaan
adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat
alternative-altrnative.
Ø The
New Webster Dictionary
Perencanaan
ialah sebagai pernyataan dari segala sesuatu yang dikehendaki yang digambaran
dalam suatu pola atau peta-peta, gambar atau pernyataan dari bagian-bagian
sesuai dengan pola tertentu.
Ø Drs.
H. Malayu S.P Hasibuan
Perencanaan
ialah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan
untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Setiap rencana mengandung dua unsur,
yaitu tujuan mencapai tujuan dan pedoman.
Perencanaan bukanlah semata-mata
pekerjaan top manajer, walaupun mereka lebih banyak mencurahkan waktu dan
pikirannya untuk membuat rencana secara keseluruhan. Namun, setiap manajer dari
berbagai tingkatan manajerial harus membat perencanaan untuk dilaksanakan
sesuai dengan wewenang dan bidang kerja masing-masing.[7]
1. Standar pengawasan, yaitu mencocokkan
pelaksanaan dengan perencanaan.
2.
Mengetahui kapan pelaksanaan dan
selsesainya suatu kegiatan.
3.
Mengetahui siapa saja yang terlibat
(struktur orgsnisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4.
Mendapatkan kegiatan yang sistematis
termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak
produktif dan menghemat biaya, tenaga
dan waktu.
6.
Memberikan gambaran yang menyeluruh
mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan beberapa
subkegiatan.
8.
Mendeteksi hambatan kesulitan yang
bakal ditemui.
9.
Mengarahkan pada pencapaian tujuan.
C.
Manfaat
Perencanaan[9]
1. Standar
pelaksanaan dan pengawasan.
2. Pemilihan
berbagai alternative terbaik.
3. Penyusunan
skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.
4. Menghemat
pemanfaatan sumber daya organisasi.
5. Membantu
manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
6. Alat
memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.
7. Alat
meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
D. Ruang lingkup
Perencanaan[10]
1. Perencanaan
dari Dimensi Waktu
a. Perencanaan
Jangka Panjang (Long Term Planning)
Perencanaan
ini meliputi jangka waktu 10 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini belum
ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi lebih kepada
proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian
keadaan yang bersifat fundamental. Contoh : Propenas.
b. Perencanaan
Jangka Menengah (Medium Term Planning)
Perencanaan ini meliputi jangka waktu
antara tiga sampai dengan 8 tahun. Perencanaan ini merupakan penjabaran atau
uraian perencanaan jangka panjang. Walaupun perencanaan jangka menengah ini
masih bersifat umu, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan
secara kuantitatif. Contoh : Propeda.
c. Perencanaan
Jangka Pendek (Short Term Planning)
Jangka waktunya kurang maksimal satu
tahum. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) disebut juga perencanaan
operasional tahunan (annual operational planning). Contoh : Proyek-proyek.
2. Perencanaan
dari Dimensi Spasial
Adalah
perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan
wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal perencanaan nasional, perencanaan
regional, dan perencanaan tata ruang atau tata tanah.
a. Perencanaan
Nasional
Adalah suatu proses penyusunan
perencanaan berskala nasional sebagai consensus dan komitmen seluruh rakyat
Indonesia yang terarah, terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil
dan makmur, memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan
memerhatikan perkembangan internasional. Contoh : Propenas dan perencanaan
pendidikan di Indonesia.
b. Perancanaan
Regional
Ialah pilihan antarsektor dan hubungan
antarsektor dalam suatu wilayah sehingga disebut juga sebagai perencanaan
daerah atau wilayah. Contoh : Propeda dan perencanaan pendidikan di
provinsi/kabupaten/kota.
c. Perencanaan
Tata Ruang
Ialah perencanaan yang mengupayakan
pemanfaatan fungsi kawasan tertentu, mengenbangkannya secara seimbang, baik
secara ekologis, geografis, maupun demografis. Contoh : perencanaan tata kota,
perencanaan permukiman, perencanaan kawasan, dll.
3. Perencanaan
dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan
a. Perencanaan
Makro
Ialah perencanaan tentang ekonomi dan
nonekonomi secara internal dan eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi
berapa pendapatan nasional yang akan ditingkaykan, berapa tingkat konsumsi,
dll. Pada setiap pembangunan pendidikan nasional, sebelum dirumuskan secara
rinci dalam perencanaan sektoral dan regional, maka diperlukan perencanaan
makro yang menggambarkan kerangka makro pendidikan yang berinteraksi satu sama
lainnya. Gunanya untuk melihat keseimbangan kedua factor tersebut, baik secara
internal maupun eksternal. Contoh : perencanaan pendidikan nasional.
b. Perencanaan
Mikro
Perencanaan mikro pendidikan ialah
perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi otonomi daerah di
bidang pendidikan. Perencanaan mikro disebut juga pemetaan pendidikan.
Factor-faktor yang memengaruhi perencanaan mikro secara teknis antara lain :
(1) kebijakan/ketentuan/standar, (2) geografis, (3) demografi, (4)
infrastruktur. Scara nonteknis antara lain (1) aspirasi masyarakat terhadap
pendidikan (2) social ekonomi dan budaya masyarakat (3) politis, (4) keamanan.
c. Perencanaan
Sektoral
Adalah kumpulan program dan kegiatan pendidikan
yang mempunyai persamaan cirri dan tujuan. Perencanaan ini memproyeksikan
sasaran pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan nasional
yang telah ditentukan. Contoh : perencanaan pendidikan
local/provinsi/kabupaten/kota.
d. Perencanaan
Kawasan
Ialah perencanaan yang memperhatikan
keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan
komparatif dan kompetitif tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang
perlu mendapat perhatian adalah interaksi antar daerah. Contoh : perencanaan
pendidikan kawasan Indonesia Timur.
e. Perencanaan
Proyek
Ialah perencanaan operasional yang
menyangkut operasionalisasi kebijakan dan pembangunan dalam rangka mencapai
sasaran sector dan tujuan pembangunan. Contoh : Perencanaan Proyek Unit Sekolah
Baru Sekolah Menengah Kejuruan.
4. Perencanaan
dari Dimensi Jenis
Anen menyebutkan
jenis perencanaan seperti berikut :
a. Perencanaan
dari Atas ke Bawah (Top Down Planning)
Perencanaan ini dibuat oleh pucuk
pimpinan dalam suatu struktur organisasi, misalnya pemerintah pusat yang
selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke tingkat provinsi/kabupaten/kota
untuk ditindaklanjuti. Perencanaan ini disebut juga sebagau perencanaan makro
atau perencanaan nasional.
b. Perencanaan
dari Bawah ke Atas (Bottom Up Planning)
Perencanaan ini dibuat oleh tenaga
perencana di tingkat bawah dari suatu struktur organisasi, misalnya dibuat di
provinsi/kabupaten/kota untuk disampaikan ke pemerintahan pusat. Dapat pula
dibuat oleh kepala sekolah untuk disampaikan ke Kepala Dinas Pendidikan
setempat, atau guru kepada kepala sekolahnya.
c. Perencanaan
Menyerong ke Samping (Diagonal Planning)
Perencanaan ini dibuat oleh pejabat lain
bersama-sama dengan pejabat yang berada di level bawah di luar struktur
organisasinya. Missal : Depdiknas Jakarta dan Bappeda Provinsi membuat
perencanaan pendidikan sektoral di daerah. Perencanaan ini disebut juga
perencanaan sektoral.
d. Perencanaan
Mendatar (Horizontal Planning)
Perencanaan mendatar biasanya dibuat
pada saat membuat perencanaan lintas sektoral pleh pejabat selevel. Misal :
perencanaan peningkatan SDM melibatkan pejabat Departemen Pendidikan,
Departemen Agama, Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Departemen
Kesehatan,dll.
e. Perencanaan
Menggelinding (Rolling Planning)
Perencanaan menggelinding dibuat oleh
pejabat yang berwenang dalam bentuk perencanaan jangka pendek, jangka menengah
dan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek dinilai setiap tahun pencapaian
kinerjanya, kemudian dilanjutkan tahun berikutnya sehingga perencanaan jangka
menengah tercapai. Demikian seterusnya. Perencanaan ini menghasilkan Rencana
Tahunan, Rencana Lima Tahunan.
f. Perencanaan
Gabungan Atas ke Bawah dan Bawah ke Atas (Top Down and Buttom Up Planning)
Perencanaan ini dibuat untuk
mengakomodasi kepentingan pemerintahan pusat dengan pemerintah
provinsi/kabupaten/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya melibatkan partisipasi
aktif kedua belah pihak.
E.
Prosedur
Perencanaan[11]
Dalam membuat suatu perencanaan
maka terlebih dahulu harus dicari jawaban dari pertanyaan berikut :
1. Apakah
yang harus dikerjakan (what) ?
2. Mengapa
direncanakan (why) ?
3. Siapa
yang harus mengerjakan (who) ?
4. Kapan
harus dikerjakan (when) ?
5. Di
mana harus dikerjakan (where) ?
6. Bagaimana
harus mengerjakannya (who) ?
Jawaban dari pertanyaan yang
pertama menunjukkan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu pendek (short term)
dan dalam waktu panjang (long term) sehingga dibedakan rencana jangka panjang
dan rencana jangka pendek.
Untuk lebih memahami tujuan maka
perlu ada jawaban tentang sebab dan mengapa tujuan itu perlu dicapai. Jawaban
atas pertanyaan bagaimana, memberi gambaran tentang teknik penyelenggaraan
pekerjaan dan prosedur-prosedur yang harus ditentukan. Seperti apakah keuangan
cukup, apakah pegawai-pegawai cakap? Semua itu harus diinventarisasikan
terlebih dahulu sehingga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Setelah
menjawab pertanyaan tentang bagaimana, harus pula ditentukan siapa yang
mengerjakan rencana itu, dimana dikerjakan dengan menentukan lokasi tempat,
daerah atau tingkatan dan lama pekerjaan itu dijalankan. Jawaban-jawaban itu
harus tercakup dalam suatu rencana yang rapi.
E.1 Langkah-langkah
Pokok Perencanaan[12]
1. Berusaha
mengutarakan masalah secara jelas.
2. Berupaya
memperoleh informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan.
3. Menganalisis
dan mengklasifikasi informasi.
4. Memantapkan
perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan.
5. Menentukan
rencana-rencana alternative.
6. Memilih
rencana yang diajukan.
7. Mengatur
urutan dan waktu rencana itu secara terperinci.
8. Memeriksa
rencana yang diajukan itu.
E.2 Empat
Langkah Dasar Perencanaan[13]
Stoner James, A.F. merumuskan empat
langkah dalam proses perencanaan sebagai berikut :
Gambar Empat Langkah
Dasar Perencanaan
 |
ü
Langkah 1 : Menetapkan
tujuan atau seperangkat tujuan. Perencana pertama-tama harus menetapkan apa
yang dibutuhkan atau diinginkan oleh suatu organisasi atau submit sehingga
sumberdaya organisasi tidak terpencar dan dapat digunakan secara efektif dan
efisien.
ü Langkah
2 : Mendefinisikan situasi saat ini, informasi keadaan organisasi saat ini
tentang berapa jauhkah jarak organisasi dari sasarannya, sumber daya yang
dimiliki, data yang dimiliki, data keuangan dan statistik harus dirumuskan
sehingga langkah selanjutnya dapat dilakukan dengan lancar.
ü Langkah
3 : Mengidentifikasikan hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan. Dengan
menganalisis factor-faktor eksternal dan internal organisasi dapat diketahui
factor-faktor yang membantu pencapaian tujuan dan yang menimbulkan masalah.
Pengetahuan tentang factor-faktor ini membantu perencana dalam meramalkan
situasi di masa yang mendatang.
ü Langkah
4 : Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan.
Langkah ini melibatkan berbagai alternative arah tindakan untuk mencapai
sasaran, mengevaluasi alternative-alternatif yang ada dan memilih yang paling
sesuai atau menguntungkan di antara alternative tersebut.
F.
Jenis
Perencanaan[14]
Perencanaan ditinjau dari segi aspek berikut ini :
1.
Ditinjau dari tempat pelaksanaan pekerjaan
Dibedakan
sebagai berikut :
a.
Perencanaan Nasional.
Diadakan di pusat
pemerintahan dan diperuntukkan untuk seluruh Negara. Contoh : perencanaan
social ekonomi 5 tahun di Indonesia dan perencanaan pembangunan masyarakat
desa.
b.
Perencanaan Regional.
Menitikberatkan pada
eksplorasi atau pada eksploitasi sumber-sumber alam, ekonomi, dll. Yang memberi
penghidupan pada masyarakat di daerah-daerah. Contoh : perencanaan mengenai
pembuatan waduk-waduk atau penggalian sumber-sumber emas.
c.
Perencanaan Kota.
Menitikberatkan pada
masalah-masalah arsitektur, keindahan kota dan pembagian tanah-tanah di kota.
Contoh : pengaturan pembagian tanah untuk tempat tinggal, sekolah, pasar dan toko.
2.
Ditinjau dari Segi Obyek
a.
Perencanaan social
ekonomi
Membahas pembangunan bidang
social dan bidang ekonomi bangsa dan negara.
b.
Perencanaan pendidikan
Membahas soal-soal
pendidikan mulai anak-anak sampai dewasa.
c.
Perencanaan
industrialisasi
Membahas
industrialisasi Negara.
3.
Ditinjau dari segi tingkatan perencanaan
Tingkatan-tingkatan
sesuai urutannya menurut Phiffner, John M. dan Robert Presthus :
a.
Perencanaan politik
atau perencanaan kebijaksanaan atau perencanaan strategi.
Ditujukan untuk
perencanaan yang membahas kebijakan secara umum dan garis-garis besar. Contoh :
perencanaan pembangunan 5 tahun yang menentukan garis besar yang harus
dilaksanakan dalam 5 tahun, seperti pembagian dalam sector swasta dan sector
pemerintah.
Perencanaan strategi
adalah perencanaan secara menyeluruh, komprehensif dan terintregasi antara
berbagai fungsi organisasi sehingga menjadi pedoman bagi unit-unit usaha dan
fungsi operasional lainnya.
b.
Perencanaan kerja.
Adalah penjelasan
perencanaan politik . pada umumnya penyelenggaraan perencanaan kerja dilakukan
oleh cabinet, bagian atau jawatan khusus yang harus melaksanakan kebijaksanaan
yang disebutkan dalam perencanaan politik itu.
c.
Perencanaan operasi.
Menitikberatkan pada
“technical know how” dan garis besarnya memuat :
·
Analisis program untuk
menunjukkan fungsi-fungsi yang dimuat di dalamnya.
·
Penentuan prosedur yang
spesifik untuk pelaksanaan, prosedur-prosedur itu sedapat mungkin
distandarisasi menurut jumlah, waktu dan mutu.
·
Penunjukkan orang-orang
untuk melaksanakan pekerjaan menurut prosedur yang ditetapkan.
4.
Ditinjau dari segi waktu
a.
Perencanaan jangka panjang
Rencana untuk jangka
waktu 5 tahun, namun disiapkan pila rencana untuk tahun demi tahun (≥5-25 (30)
)
b.
Perencanaan jangka
menengah
Rencana untuk jangka
waktu 1 tahun atau lebih sampai dengan 5 tahun (1-5 tahun).
c.
Perencanaan jangka
pendek
Biasanya perencanaan
untuk masa 1 tahun atau kurang dari 1 tahun (≤1 tahun).
G.
Metode
Perencanaan[15]
Smith
secara umum menyebutkan 8 metode perencanaan :
1.
Analisis Sumber – Cara – Tujuan (Mean- Ways- Goal Analysis)
Metode
ini dipakai untuk meneliti sumber-sumber dan alternative mencapai tujuan
tertentu. Tiga (3) faktor yang perlu dianalisis antara lain : 1). Sumber, 2).
Cara untuk mencapai tujuan, 3). Tujuan.
2.
Analisis Masukan – Keluaran (Input- OutputAnalysis)
Metode
ini dipakai untuk mengkaji factor-faktor input pendidikan yang memengaruhi
proses dan akibatnya terhaap keluaran secara interelasi dan interdepensi.
Metode ini untuk menilai alternative dalam proses transformasi.
3.
Analisis Ekonometrik ( Econometric Analysis)
Metode
ini memakai data empiris, statistic, dan teori ekonomi dalam mengukur perubahan
dalam hubungannya dengan ekonomi. Metode ini dekat dengan pendekatan untung
rugi. Dan menggunakan persamaan yang mendiskripsikan hubungan interdepensi
variable-variabel yang ada dalam suatu system.
4.
Diagram Sebab – Akibat (Cause- Effect Diagram)
Metode
ini dipakai dalam perencanaan yang menggunakan sekuen hipotetik untuk
mendapatkan gambaran masa depan. Metode ini mirip dengan perencanaan stratejik.
5.
Delphi
Metode
ini dipakai untuk menentukan sejumlah alternative program, mendapatkan asumsi
atau fakta yang melandasi pertimbangan tertentu dengan mencari informasi yang
dibutuhkan untuk mencapai consensus. Dimulai dengan mengemukakan suatu masalah
umum kemudian dijabarkan secara khusus untuk dipecahkan masing-masing ahlinya.
6.
Heuristik
Metode
ini dipakai untuk mendapatkan isu-isu dan mengakomodasi pendapat yang
bertentangan. Metode ini didasarkan atas prinsip dan prosedur yang
mensistematiskan langkah-langkah pemecahan masalah.
7.
Analisis Siklus Kehidupan (Life- Cycle Analysis)
Metode
ini dipakai untuk mengalokasikan sumber daya dengan memerhatikan siklus
kehidupan produksi (lulusan), proyek, program, dan kegiatan pendidikan.
Tahapannya meliputi : 1). Konseptualisasi, 2). Spesifikasi, 3). Pengembangan
prototype, 4). Pengujian dan evaluasi, 5). Operasi, 6). Produksi (lulusan).
8.
Analisis Nilai Tambahan (Value Added Analysis)
Metode
ini dipakai untuk mengukur keberhasilan peningkatan kelulusan atau pelayanan
penididikan sehingga diperoleh gambaran konstribusi aspek tertentu terhadap
aspek lainnya. Metode ini mirip dengan teori incremental.
H.
Asas-asas Perencanaan
ü Principles
of primacy of palnning (asas pengutamaan perencanaan)
Perencanaan
aalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya. Seorang tidak
dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan
pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan.
ü Principles
of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)
Asas
pemertaan perencaan memegang peran penting mengingat pemimpin pada tingkat yang
tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan tanggung jawab atas berhasilnya
rencana itu.
ü Principles
of planning primise (asas patokan perencanaan)
Patokan-patokan
perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan apat
menunjukkan kejadian-kejadian yang akan dating.
ü Principles
of policy frame work ( asas kebijakan pola kerja)
Kebijaksanaan
ini mewujudkan pola kerja dan program-program kerja tersusun.
ü Principles
of timing (asas waktu)
Ialah
perencanaan waktu yang relative singkat dan tepat.
ü Principles
of planning communication (asas tata hubungan perencanaan)
Perencanaan
dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang
bertanggungjaewab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai
dalam bidang yang dilakukan.
ü Principles
of alternative (asas alternatif)
Alternative
ada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian
alternative dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapainya tujuan yang
ditetapkan.
ü Principles
of limiting factor (asas pembatasan faktor)
Dalam
pemilihan alternative-alternatif, pertama-tama harus ditujukan pada
factor-faktor strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternative
dan pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.
ü Principles
the commitment (asas keterikatan)
Perencanaan
harus memperhitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk
pelaksanaanpekerjaan.
ü Principles
of flexibility ( asas fleksibilitas)
Perencanaan
yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak mengubah tujuan.
ü Principles
of navigation change (asas ketetapan arah)
Perencanaan
yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap
kejadian-kejadian yang timbul pada pelaksanaan untuk mempertahankan tujuan.
ü Principles
of strategic planning (asas perencanaan strategis)
Dalam
kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk
menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.
I.
Hambatan
terhadap perencanaan[16]
Tugas
dalam merencanakan sesuatu tidak bias dijalankan dengan baik sehingga
perencanaan itu tidak tepat. Selain itu, sering pula pelaksanaan pekerjaan
tidak sesuai dengan yang direncanakan. Keadaan yang demikian itu disebabkan :
1. Para perencana tidak cakap untuk melihat ke
muka dengan tepat.
2. Kewenangan-kewenangan
atau kekuasaan-kekuasaan tidak jelas, samar-samar sehingga pelaksana bertindak
ragu-ragu, atau kekuasaan dan kewenangan itu tidak cukup besar dan luas untuk
mengerjakan tugasnya.
3. Anggaran
yang diberikan tidak cukup untuk melaksanakan pekerjaan, karena itu juga tidak
sesuai dengan rencana anggaran dalam perencanaan.
4. Tidak
ada bantuan penduduk dan tidak ada moral support, umpamanya suatu rencana yang
diterima dengan dingin oleh masyarakat ketika rencana itu akan dikerjakan.
Terlebih buruk bila suatu rencana yang disambut dengan protes masyarakat.
Dengan demikian apabila rencana tersebut terus dipaksakan, maka akan
menimbulkan ketegangan-ketegangan dan
kerusuhan yang sulit diatasi.
Menurut Stoner James, A.F. ada dua
jenis hambatan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif. Pertama adalah
perlawanan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan
penyususnan rencana untuk mencapainya. Kedua, yang terdapat di luar perencana,
yaitu keengganan dan menolak rencana yang membawa perubahan dalam organisasi.
I.1. Cara Mengatasi Hambatan[17]
1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang
terkena pengaruh dalam proses perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para
pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya, sehingga mereka
memahmi perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan
untuk pelaksanaan yang efektif.
3. mengembangkan sesuatu pola perencanaan dan
penerapan yang efektif, suatu track record yang berhasil mendorong kepercayaan
kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.
4. menyadari dampak dari perubahan-perubahan
yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang
tidak perlu.
J. Tahap-tahap Persiapan untuk Perencanaan[18]
1. Tahap Diagnosis
Diagnosis
dalam kata Yunani kuno pada mulanya popular dalam bidang kedokteran. Artinya
penentuan penyakit yang diderita seseorang. Namun yang kita maksudkan dengan
diagnosis di sisni, penentuan masalah yang akan diselesaikan, khususnya masalah
di dalam perusahaan. Artinya, kalau perusahaan sakit, maka ditentukan dahulu
apa dan di mana yang sakit. Begitu pula dalam perencanaan, sebelum mulai
disusun ditentukan dahulu situasi perusahaan saat ini dan apa sebabnya.
2. Tahap Prognosis
Prognosis
dalam kata Yunani kuno pada mulanya juga popular dalam bidang kedokteran.
Artinya ramalan suatu penyakit yang diderita seseorang. Istilah inipun popular
di bidang ekonomi. Jadi, yang dimaksud dengan prognosis ialah ramalan atau
tinjauan ke depan terhadap aktivitas usaha ekonomi yang akan dilakukan.
Pembuatan prognosis harus didasarkan bukti-bukti. Bukti berupa data diambil
dari statistic yang menggambarkan masa lampau disebut data ex post. Data ex
post yang dibutuhkan dalam pembuatan prognosis adalah data yang menyangkut
hal-hal sebagai berikut :
a. Keadaan investasi di berbagai bidang usaha.
b.
Volume produksi.
c. Besarnya omset.
d. Besarnya pesanan (permintaan).
e. Persediaan di gudang.
f. Tingkat harga dan upah dalam negeri.
g.
Pertumbuhan dan susunan penduduk.
h.
Keadaan penempatan tenaga kerja dan pengangguran.
i. Tingkat pendapatan.
j. Daya beli masyarakat.
3. Tahap Tujuan
Langkah
berikutnya yang dilakukan setelah mendapatkan prognosis adalah meninjau kembali
apakah gambaran yang diberikan oleh prognosis tersebut sesuai dengan tujuan
usaha perusahaan. Bila tidak, maka perusahaan meninjau kembali tujuan usahanya.
4. Tahap Strategi
Istilah strategi
pada mulanya popular di bidang kemiliteran, rupanya kini popular pula di dalam
ilmu ekonomi perusahaan. Strategi juga berasal dari kata Yunani kuno uang dapat
diartikan sebagai ilmu bela diri atau perang. Yang dimaksud dengan strategi
dalam perencanaan ialah bagaimana caranya agar perusahaan dapat melaksanakan perencanaan
yang sedang dipersiapkan tersebut sehingga mendatangkan keuntungan bagi
perusahaan.
Pengertian strategi
dalam konteks manajemen adalah perencanaan secara menyeluruh yang terintregasi
dan komprehensif sehingga menjadi pedoman bagi setiap perusahaan operasional
unit-unit organisasi perusahaan atau nonperusahaan.
5. Tahap Taktik
Kata taktik juga
berasal dari bahasa Yunani kuno. Istilah ini tampaknya sejak zaman Yunani kuno
dipakai di bidang kemiliteran. Taktik berarti cara memimpin pasukan di medan laga.
Namun, yang dimaksud dengan taktik dalam perencanaan adalah bagaimana cara
pelaksanaan agar sampai ke tempat tujuan. Missal : Suatu perusahaan bermaksud
untuk menjual produk X ke pasar, agar produk tersebut berhasil terjual maka
dipakai taktik, yaitu dengan menggalakkan kampanye promosi produk X di pasar.
6. Tahap Kontrol
Kontrol
atau pengawasan atau pengendalian di dalam manajemen pada dasarnya adalah
mengamati dan melokalisasi dengan tepat penyimpangan-penyimpangan yang
dihadapi.
K. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan
Ø Keuntungan
1. Perencanaan
menyebabkan semua aktivitas teratur dan terorganizir dengan baik dan
bermanfaat.
2. Perencanaan
dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan dan pekerjaan dengan jelas.
3. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah dan
ekonomis.
4. Dengan
adanya perencanaan tujuan menjadi jelas dan rasional.
5. Perencanaan
akan meningkatkan daya guna dan sumber daya yang dimiliki.
Ø Kerugian
1. Perencanaan
mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang memperhatikan masa
sekarang daripada masa yang akan datang.
2. Biaya
yang dikeluarkan relative cukup besar.
3. Perencanaan
membatasi tindakan para pekerja, karena
mereka bekerja sesuai dengan pola yang telah direncanakan.
4. Perencanaan
menyebabkan terlambatnya tindakan yang
perlu diambil dalam keadaan darurat.
5. Informasi
mengenai masa yang akan dating belum tentu tepat sasaran.
L. Kiat-kiat Perencanaan yang Baik[19]
1. Didasarkan pada sebuah keyakinan bahwa apa
yang dilakukan adalah hal baik.
2. Dipastikan betul bahwa sesuatu yang dilakukuan
memiliki banyak manfaat.
3.
Didasarkan pada ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan apa yang akan dilakukan.
4.
Dilakukan studi banding/benchmark
(melakukan studi terhadap praktik terbaik dari perusahaan sejenis yang
telah sukses menjalankan bisnisnya.
5.
Dipikirkan prosesnya. Proses seperti apa yang harus dilakukan ? Apakah proses
itu tetap ?
Gambar
Perencanaan yang baik
Referensi:
[1]
Husaini Usman,”MANAJEMEN:Teori,Praktik,dan
Riset Pendidikan”,(Jakarta:Bumi Aksara,2008),hal.60.
[2]
Ibid.
[3] Ibid
[4]
Ibid,hal.61
[5]
Ibid.
[6]
Yayat M. Herujito,”Dasar-dasar
Manajemen”,(Jakarta:PT.Grasindo,2001),hal.85.
[7]
Ibid.
[8]
Husaini Usman,”MANAJEMEN:Teori,Praktik,dan
Riset Pendidikan”,(Jakarta:Bumi Aksara,2008),hal.60
[10]
Ibid,hal.65-69.
[11]
Yayat M. Herujito,”Dasar-dasar
Manajemen”,(Jakarta:PT.Grasindo,2001),hal.86.
[12]
Ibid,hal.87.
[13]
Ibid,hal.89-90.
[14]
Ibid,hal.93-97.
[15]
Husaini Usman,”MANAJEMEN:Teori,Praktik,dan
Riset Pendidikan”,
(Jakarta:Bumi Aksara,2008),hal.77-81
[16]
Yayat M. Herujito,”Dasar-dasar Manajemen”,(Jakarta:PT.Grasindo,2001),hal.97-98.
[17]
Ibid,hal.98-99.
[18]
Ibid,hal.102-108.
[19]
Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung,”Manajemen
Syariah dalam praktik”,(Jakarta:Gema Insani Press,2003),hal.90-91.
